Praktisch werkt de jaarcyclus als volgt:
Stap 1:
Eén keer per jaar stelt iedere leidinggevende het ‘toekomstplaatje’ van zijn afdeling of team vast, afgeleid van het strategisch beleid. Veranderingen in de omgeving als wetgeving, andere dienst of product, klantgerichter werken en herkennen van marktkansen zijn input voor dit ‘toekomstplaatje’.
Stap 2:
Vervolgens voert de leidinggevende functioneringsgesprekken (jaargesprek) met de medewerkers over de toekomst, hun werkbeleving, de balans tussen werk en privé, de samenwerking in het team, de betrokkenheid bij de organisatie en het team en eventueel in te zetten personeelsinstrumenten. De onderwerpen hebben betrekking op inzetbaarheid en worden vastgesteld in overleg met en passend bij de wensen van de organisatie.
Stap 3:
Met de ingrediënten uit stap 2 maakt de leidinggevende een ‘afdelingsfoto’. Dat is een beschrijving van feiten en waarnemingen over het teamfunctioneren, de samenwerking, de mate van vitaliteit, aanwezige kennis en vaardigheden, cultuur, etc. en schetst knelpunten, verbeterpunten en gewenste veranderingen. Het is van belang om naast het individueel functioneren (stap 2) naar het teamfunctioneren te kijken. Dit is vaak bepalend voor de arbeidsvreugde, inzet en betrokkenheid van medewerkers.
Stap 4:
De leidinggevende bespreekt de afdelingsfoto met zijn naasthogere leidinggevende en personeels-/opleidingsadviseur. Door dit gesprek wordt de foto in een breder perspectief geplaatst en kan er ingezoomd worden op bepaalde zaken. De reeds door de leidinggevende aangegeven acties worden eventueel verder uitgebreid of aangepast. Hier is voor de personeels-/opleidingsadviseur de mogelijkheid om op te treden als sparring partner van de leidinggevende en samen de toekomstige korte en langere termijnacties vast te stellen en daar vervolgafspraken over te maken. Ad hoc contacten zijn dan minder nodig.
Stap 5:
De leidinggevende koppelt een samenvatting van zijn bevindingen terug naar het afdelingsteam en betrekt het team bij de uitvoering van een aantal activiteiten
Stap 6:
Iedereen zorgt ervoor en bewaakt dat de afgesproken acties worden uitgevoerd. Dit kan betekenen dat er personeelsinstrumenten worden ingezet voor individuen, maar ook voor het hele team, zoals scholing, aanpassing werktijden, loopbaanbegeleiding, verbetering werkoverleg, verlof, kinderopvang, herverdeling van taken etc. De foto gaat bewegen, het wordt een actiefilm. Activiteiten die grote inpact hebben op tijdsbesteding en financiën worden vertaald naar een activiteitenplan en begroting. In het vervolgproces ondersteunen de naasthogere leidinggevende en opleidingsadviseur de leidinggevende bij de uitvoering van de activiteiten.
